Tutkimusaineistolla tarkoitetaan kaikkea sitä aineistoa, jonka avulla tutkimuksen analyysi ja tulokset voidaan toistaa ja perustella. Aineisto voi koostua itse kerätystä, tutkimuksen aikana tuotetusta tai olemassa olevasta arkistoidusta datasta, esim. erilaiset mittaustulokset, kysely- ja haastatteluaineistot, muistiinpanot, tutkimuspäiväkirjat, ohjelmistot tai lähdekoodit.
Aineistonhallinnalla tarkoitetaan tutkimusaineistojen suunnitelmallista keräämistä, käsittelyä, tallentamista ja kuvailua. Aineistonhallintaan kannattaa tutustua jo opintojen alkuvaiheessa, koska hyvät aineistonhallintataidot helpottavat opintojen suorittamista ja mahdollistavat sopivien aineistonhallinnan käytäntöjen sujuvan toteuttamisen opinnäytetyövaiheessa.
Hyvällä aineistonhallinnalla tavoitellaan FAIR-periaatteiden noudattamista, jolloin aineisto on
Tämä varmistetaan esimerkiksi avointen tiedostomuotojen suosimisella, selkeällä omistajuuden, käyttöehtojen ja lisenssien määrittelyllä, monipuolisella aineiston sisällön, rakenteen ja käyttöoikeuksien kuvailulla (kattava metadata) ja pysyvien tunnisteiden (esim. DOI, URN, ORCID) käytöllä. Tutustu tarkemmin FAIR-periaatteisiin ja tutkimusdatan avoimen saatavuuden osalinjaukseen.
Kirjaa ennen aineistonkeruuta aineistoosi soveltuvimmat käytännöt aineistonhallintasuunnitelmaan (DMP), jota voit täydentää työn edetessä ja suunnitelmien tarkentuessa. Suunnitelman laatiminen auttaa sinua tunnistamaan aineistoosi mahdollisesti kohdistuvat tietosuojariskit ja aineistollesi soveltuvat tallennus- ja kuvailuratkaisut. Huolellisella aineistonhallinnalla voit mahdollistaa myös aineistojen avaamisen jatkokäyttöä varten ja parantaa siten työsi luotettavuutta ja tulosten toistettavuutta.
Voit hyödyntää suunnittelussa DMPTuuli-työkalua, johon voit rekisteröityä Haka-tunnuksellasi. DMPTuuli sisältää valmiita pohjia ja ohjeita, joita voi käyttää opinnäytetyön aineistonhallintasuunnitelmassa soveltuvin osin.
Valitse aineistollesi tietoturvallinen säilytysratkaisu huomioiden aineistosi luottamuksellisuustaso ja käyttötarpeet. Tietoturvallisen säilytyspaikan valinnan, versionhallinnan ja varmuuskopioinnin avulla vältyt aineiston tahattomalta tuhoutumiselta. Avointen tiedostoformaattien, loogisten nimeämiskäytäntöjen ja kansiorakenteiden sekä monipuolisen sisällönkuvailun avulla helpotat aineiston löydettävyyttä, ymmärrettävyyttä ja yhteiskäyttöä. Säilytysratkaisun valinnassa huomioitavia kysymyksiä:
HUOM! Ulkoiset tallennusvälineet kuten muistitikut eivät ole suositeltavia aineiston ensisijaiseksi tallennusratkaisuksi, koska niillä säilytettävät aineistot ovat alttiita häviämiselle, tuhoutumiselle ja tahattomasti ulkopuolisten haltuun joutumiselle.
Varmuuskopioinnin avulla voit pienentää riskiä aineiston korjaamattomalle vahingoittumiselle tai tuhoutumiselle. Tutkimusaineistoista kannattaa aina säilyttää erilliset työ- ja varmuuskopiot. Suosi tallennusratkaisuja, jotka tarjoavat automaattisen varmuuskopioinnin. Varmuuskopioinnin perustana voidaan pitää 3-2-1-sääntöä, jolloin aineistosta tallennetaan:
Jotta aineistosi on käytettävissä eri laitteilla ja eri ohjelmistoilla, suosi avoimia, ei-kaupallisia tiedostomuotoja. Esimerkkejä yleisistä tiedostoformaateista, joita useimmat eri ohjelmistot tukevat:
Suunnitelmallisilla nimeämiskäytännöillä ja kansiorakenteella varmistat, että aineistosi ovat tunnistettavissa ja löydettävissä, vaikka niiden työstämiseen tulisi pidempi tauko. Selkeät nimeämiskäytännöt helpottavat myös tiedostojen yhteiskäyttöä.
Vinkkejä tiedoston nimeämiseen:
Huom! Jos käytät lyhenteitä, muista dokumentoida niiden merkitys, jotta lyhenteet ovat ymmärrettävissä.
Dokumentoi aineistosi perustiedot opinnäytetyöprosessin aikana varmistaaksesi, että aineistosi säilyy löydettävänä ja käytettävänä. Dokumentoinnin avulla on helppo tarkistaa, millaista aineistosi on, miten sitä on käsitelty ja missä sitä säilytetään. Yksinkertaisimmillaan voit kirjata aineistoon liittyvän kuvailutiedon (eli metadatan) tekstitiedostoon (ns. README-tiedosto), jonka tallennat aineistosi yhteyteen omaksi tiedostokseen. Metadata on myös mahdollista julkaista, jolloin noudatetaan julkaisupalvelun kuvailusääntöjä. Kirjaa tiedostoon vähintään seuraavat tiedot:
Lue lisää aineiston säilytyksestä, nimeämiskäytännöistä, suositeltavista tiedostoformaateista ja dokumentoinnista Tietoarkiston aineistonhallinnan käsikirjasta.
Huolehdi tutkimusaineistostasi myös opinnäytetyön valmistumisen jälkeen. Sähköinen aineisto ei säily pitkiä aikoja käyttökelpoisena ilman toimenpiteitä, eikä kaikkea aineistoa toisaalta ole tarpeen säilyttää pitkiä aikoja. Arvioi aineistosi jatkokäyttöarvo, ja valitse sen perusteella soveltuvat toimenpiteet, kuten esimerkiksi aineiston arkistointi, julkaiseminen tai tuhoaminen. Muista, että käyttöoikeus Vaasan yliopiston IT-palveluihin päättyy valmistumisen jälkeen, ellet jatka yliopiston kirjoilla esimerkiksi jatko-opinnoissa tai työsuhteessa. Jos säilytät aineistoja Vaasan yliopiston järjestelmissä, muista huolehtia aineistojen siirrosta tai tuhoamisesta ennen käyttöoikeuden päättymistä.
Jos aineisto sisältää henkilötietoja, se yleensä tuhotaan opinnäytetyön hyväksymisen jälkeen. Huomioi, että tiedoston siirtäminen roskakoriin ei vielä tuhoa aineistoa, vaan tarvitaan huolellisempia toimenpiteitä, kuten esimerkiksi levyn ylikirjoittaminen tai muistitikun mekaaninen tuhoaminen. Lisätietoa aineiston tuhoamisesta: Tietosuojavaltuutetun toimisto tai Tietoarkiston aineistonhallinnan käsikirja.
Jos aineistolla on jälleenkäyttöarvoa ja sinulla on lupa aineiston jatkokäytölle tai julkaisemiselle, voit julkaista tai arkistoida aineistosi valitsemassasi data-arkistossa. Huomioi, että saatat tarvita luvan aineiston jatkokäytölle tai julkaisemiselle esimerkiksi tutkittavilta tai mahdolliselta toimeksiantajaltasi, ja ehtona julkaisemiselle voi olla aineiston anonymisointi. Kotimaisia ratkaisuja aineiston ja sen metadatan julkaisemiseen ovat esimerkiksi Tietoarkisto, Kielipankki ja fairdata-palveluperheen IDA- ja Qvain-palvelut, ja kansainvälisiä vaihtoehtoja esimerkiksi Zenodo tai EUDAT-palveluiden B2Share.
Tietosuojalla tarkoitetaan henkilötietojen suojaamista. Henkilötiedon käsite on laaja, ja henkilötiedoksi katsotaan kaikki tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti esimerkiksi yhdistämällä yksittäinen tieto johonkin toiseen tietoon, mikä mahdollistaa tunnistamisen. Lisätietoa henkilötiedoista: Tietosuojavaltuutetun toimisto. Opintoja varten tapahtuvassa henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Vaasan yliopiston tietosuojapolitiikan periaatteita: Vaasan yliopiston tietoturvapolitiikka.
Henkilötietoja keräävä opiskelija on rekisterinpitäjä.
