Vastuullinen opinnäytetyö

Haastattelu- ja kyselytutkimuksissa käsitellään useimmiten henkilötietoja vähintään epäsuorien tunnisteiden muodossa, joten aineistoja on syytä käsitellä lähtökohtaisesti luottamuksellisena henkilötietoaineistona. Esimerkiksi haastateltavan ääni, yhteystiedot ja osallistumissuostumus katsotaan henkilötiedoiksi. Kyselytutkimuksissa puolestaan esimerkiksi yleiset taustamuuttujat, kuten ikä, sukupuoli, ammatti ja asuinpaikka ovat epäsuoria tunnisteita, jotka voivat yhdistämällä johtaa osallistujan tunnistamiseen. Myös avoimet vastaukset voivat sisältää tunnisteellisia tietoja. Jos aiot toteuttaa haastattelu- tai kyselytutkimuksen opinnäytetyötäsi varten, aloita keskustelemalla ohjaajasi kanssa ja tutustumalla Vaasan yliopiston tietosuojapolitiikkaan ja tietosuojasivustoon. Lisätietoa ylempänä Tietosuoja (GDPR) -otsikon alla.

Valmistele tietosuojailmoitus tutkimukseen osallistuville. Voit hyödyntää valmista mallipohjaa ja tutustua sen täyttöohjeisiin. Tietosuojailmoitukseen kirjataan mm.:

• Rekisterinpitäjyys: useimmiten opiskelija itse toimii opinnäytetutkimustaan varten keräämiensä henkilötietojen rekisterinpitäjänä, ellei erikseen ole toisin sovittu.
• Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: esim. opinnäytetyö. Kuvaile lyhyesti esimerkiksi opinnäytetutkimuksesi tarkoitus, ja miten käsiteltävillä henkilötiedoilla voidaan vastata tutkimuskysymyksiin.
• Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: opiskelijoiden itsenäisesti toteuttamissa opinnäytetutkimuksissa perusteena on lähtökohtaisesti suostumus. Jos työn voidaan arvioida täyttävän tieteellisen tutkimuksen kriteerit (esim. ennalta suunnitellussa yliopiston hankkeessa toteutettava opinnäytetyö, tai vertaisarvioituun julkaisuun tähtäävä artikkeligradu), käsittelyperusteena käytetään pääsääntöisesti yleistä etua koskevaa tieteellistä tutkimusta tai tilastointia.
• Henkilötietojen säilytysaika tai sen määräytymisperuste: Esim. kunnes opinnäytetyö on hyväksytty, arvioitu valmistumisaika kk/vvvv tai kunnes hankkeen julkaisusuunnitelmaan merkityt julkaisut on julkaistu.
• Jos suunnittelet käyttäväsi samaa aineistoa myös seuraavassa opinnäytetyössäsi:
  • Suunnittele henkilötietojen jatkokäsittely jo aiemman opinnäytetyön yhteydessä ja informoi osallistujia samanaikaisesti jatkokäsittelystä, tai
  • pyydä osallistujilta uusi suostumus uuteen tarkoitukseen.

Huom! Jotta käsittelyperusteena oleva suostumus olisi pätevä, sen on oltava yksilöity, tietoinen, aidosti vapaaehtoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaisu.

• Toteuta haastattelut tai kysely tietoturvakysymykset huomioiden.
• Suosi Vaasan yliopiston tarjoamia työkaluja, esimerkiksi yliopiston Zoom tai Webropol.
• Älä tallenna äänitteitä tai kyselyvastauksia kaupallisiin pilvipalveluihin!
• Valitse henkilötietoaineiston säilytykseen soveltuva tallennuspaikka. Jos käytät yliopiston tarjoamia ratkaisuja, tutustu tietoaineiston käsittelyohjeeseen. Säilytys on mahdollista kryptattuna esimerkiksi Vaasan yliopiston pilvipalvelussa.
• Jos tallennat tiedostot omille laitteillesi, huolehdi niiden suojauksesta.
• Minimoi henkilötietojen määrä:
  • Vältä suorien tunnisteiden, kuten nimien käsittelyä.
  • Älä kerää ylimääräistä henkilötietoa varmuuden vuoksi.
  • Poista (anonymisoi) tunnistetiedot tai korvaa (psudonymisoi) ne koodeilla, jotka vain sinä voit tarvittaessa avata.
  • Älä nimeä tiedostoja hyödyntäen tunnisteellisia tietoja kuten haastateltavan nimiä.

• Säilytä henkilötietoaineisto vain tietosuojaselosteessa kirjaamasi välttämättömän ajan.
• Tuhoa henkilötietoaineisto säilytysajan päättyessä esimerkiksi ylikirjoittamalla.
• Jos tarvitset apua luottamuksellisten aineistojen tuhoamiseen, voit ottaa yhteyttä Vaasan yliopiston IT-palveluihin.

Jos aiot jatkokäyttää aineistoa:

• Tarvitset osallistujilta suostumuksen aineiston jatkokäytölle.
• Huolehdi aineiston säilymisestä käyttökelpoisena suosimalla pitkäaikaissäilytykseen soveltuvia tiedostomuotoja.
• Varmuuskopioi aineistot säännöllisesti tai valitse tallennusratkaisu, joka toteuttaa automaattista varmuuskopiointia.
• Dokumentoi aineistojen tiedot monipuolisesti (keruu, käsittely, säilytys, sisältö).