Saavutettavuus on yhdenvertaisuuden edistämistä. Saavutettavuus tarkoittaa kohteen tai verkkopalvelun helppoa lähestyttävyyttä kaikille ihmisille.
Osuvaan tallennettavan julkaisun on oltava saavutettava. Julkaisun tekijän vastuulla on huolehtia saavutettavuudesta
Pohjassa olevia valmiita tyylejä pikatyylivalikossa, leipätekstinä Body ja eri otsikkotasoja.
Lisää kuvioille ja kuville vaihtoehtoinen teksti eli tekstivastine. Tekstivastine kertoo kuvan olennaisen sisällön. Se ei ole sama kuin kuvateksti, eikä tekstissä olevia tietoja tarvitse toistaa, vaan niihin voi viitata.
Värejä saa käyttää, mutta ne eivät saa olla ainoa tapa välittää tietoa.
Alla olevassa kuvassa on ympyröity Wordin oletusväreistä ne, joiden kontrasti on riittävä valkoisella pohjalla.
Huomaa, että joudut tarkistamaan kontrastin, jos esimerkiksi taulukossa tai kuviossa on käytetty muita värejä.
Käytä taulukoita vain silloin, kun niitä tarvitaan tietojen esittämiseen. Vältä taulukoita, joissa on vain ulkoasun asettelun tarkoitus.
Taulukon lukujärjestyksen voi tarkistaa tarkistaa siirtymällä tabulaattorilla solusta toiseen. Taulukon otsikkorivi on ylin rivi, ja sen pitää toistua (Repeat Header Row).
Saavutettava tiedosto on tiedosto, jonka sisältöön pääsee käsiksi avustavilla teknologioilla, kuten ruudunlukijalla. Jos olet käyttänyt työsi kirjoittamiseen Wordiä, LibreOfficea tai vastaavaa, sekä näissä ohjelmissa olevia otsikkotyylejä, taulukko- ja kuvatyökaluja, saat luotua saavutettavan pdf-tiedoston. Myös LaTeXilla voi tehdä tekstin ja taulukkojen osalta saavutettavan pdf-tiedoston, mutta kuvien alt-teksti on lisättävä erikseen jälkeenpäin.
Osuvaan tallennettavan tiedoston tulee olla saavutettava.
Tiedoston ominaisuudet ovat saavutettavuuden kannalta tärkeitä. Tarkista, että työn nimi (title) on oikein Tiedosto-valikon Tiedot-kohdassa. Valmiissa pohjassa otsikkona voi olla tuon pohjan nimi. Anna otsikoksi asiakirjan pääotsikko. Tarkista myös, että nimesi on tekijänä. Voit lisätä myös asiasanat työn kielellä.
Uusimmissa Word-versioissa Tarkista helppokäyttöisyys löytyy suoraan Tarkista-valikosta. Automaattinen tarkistus ei kuitenkaan kerro esimerkiksi vaihtoehtoisten tekstien laatua, eikä aina osaa erottaa pelkkää lihavoitua tekstiä otsikoksi.
Saavutettavan pdf-tiedoston tiedostomuoto on PDF/UA. Opinnäytteessä kuitenkin arkistoinnin luotettavuus on etusijalla, joten opinnäytettä luotaessa käytetään PDF/A-tiedostomuotoa.
Tarkista ensin tekstinkäsittelyohjelmassa tiedoston saavutettavuus.
Tee asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille. Tekstinkäsittelyohjelma ei tiedä, minkä tekstin olet tarkoittanut otsikoksi ja mikä on tavallista tekstiä, jos tyylejä ei ole käytetty, eli niistä virheistä tarkistustyökalu ei ilmoita.
Tiedosto - Ominaisuudet -valikosta tarkista, että nimenä on sama kuin opinnäytteen nimi (ei alaotsikkoa) ja tekijänä oma nimesi.
Yliopiston tietokoneluokkien koneilla on myös PDF-XChange, jolla valmiin PDF-tiedoston muuntaminen PDF/A-muotoon onnistuu.
Maksullisten PDF-tiedostojen käsittelyyn tarkoitettujen ohjelmistojen kohdalla voi hyödyntää maksutonta koekäyttöaikaa (free trial), kuten Serif Labs Affinity Designer tai Adobe Acrobat Pro.
