PDF-tiedoston tulee olla pysyvästi säilytettävä, eli sen tulee olla PDF/A-muodossa (Arkistolaki, 1994).
PDF-tiedoston tulee olla saavutettava (Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta, 2019; Saavutettavuusdirektiivi, 2016).
Arkistolaki. (23.9.1994/831). Finlex. https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1994/19940831#a16.12.2016-1146
Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta. (15.3.2019/306). Finlex. https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2019/20190306
Saavutettavuusdirektiivi. (2016). Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (EU) 2016/2102, julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta. EUR-Lex. http://data.europa.eu/eli/dir/2016/2102/oj
Hyvä nimi tiedostolle on esimerkiksi Uwasa_vuosi_Sukunimi_Etunimi.pdf
älä käytä pistettä muuhun kuin tiedostopäätteen erottamiseen
sallitut merkit ovat numerot, kirjaimet, - ja _
vältä ääkkösiä, erikoismerkkejä ja välilyöntejä (~ ! @ # $ % ^ & * ( ) ` ; < > ? , [ ] { } ' " | )
Saavutettava tiedosto on tiedosto, jonka sisältöön pääsee käsiksi avustavilla teknologioilla, kuten ruudunlukijalla. Jos olet käyttänyt työsi kirjoittamiseen Wordiä, LibreOfficea tai vastaavaa, sekä näissä ohjelmissa olevia otsikkotyylejä, taulukko- ja kuvatyökaluja, saat luotua saavutettavan pdf-tiedoston. Myös LaTeXilla voi tehdä tekstin ja taulukkojen osalta saavutettavan pdf-tiedoston, mutta kuvien alt-teksti on lisättävä erikseen jälkeenpäin.
Osuvaan tallennettavan tiedoston tulee olla saavutettava.
Jos yksi kuva on enemmän kuin tuhat sanaa, niin alt-teksti on tiivistelmä niistä tuhannesta sanasta. Vaihtoehtoinen teksti ei ole sama kuin kuvateksti.
Tiedoston ominaisuudet ovat saavutettavuuden kannalta tärkeitä. Tarkista, että työn nimi (title) on oikein Tiedosto-valikon Tiedot-kohdassa. Valmiissa pohjassa otsikkona voi olla tuon pohjan nimi. Anna otsikoksi asiakirjan pääotsikko. Tarkista myös, että nimesi on tekijänä. Voit lisätä myös asiasanat työn kielellä.
Uusimmissa Word-versioissa Tarkista helppokäyttöisyys löytyy suoraan Tarkista-valikosta. Automaattinen tarkistus ei kuitenkaan kerro esimerkiksi vaihtoehtoisten tekstien laatua, eikä aina osaa erottaa pelkkää lihavoitua tekstiä otsikoksi.
Saavutettavan pdf-tiedoston tiedostomuoto on PDF/UA. Opinnäytteessä kuitenkin arkistoinnin luotettavuus on etusijalla, joten opinnäytettä luotaessa käytetään PDF/A-tiedostomuotoa.
Saavutettavasta Word-tiedostosta on helppo saada saavutettava PDF-tiedosto. Tallenna PDF/A-muotoon seuraavasti:
Tarkista ensin tekstinkäsittelyohjelmassa tiedoston saavutettavuus.
Tee asiakirjoistasi helppokäyttöisiä toimintarajoitteisille käyttäjille. Tekstinkäsittelyohjelma ei tiedä, minkä tekstin olet tarkoittanut otsikoksi ja mikä on tavallista tekstiä, jos tyylejä ei ole käytetty, eli niistä virheistä tarkistustyökalu ei ilmoita.
Tiedosto - Ominaisuudet -valikosta tarkista, että nimenä on sama kuin opinnäytteen nimi (ei alaotsikkoa) ja tekijänä oma nimesi.
Yliopiston tietokoneluokkien koneilla on myös PDF-XChange, jolla valmiin PDF-tiedoston muuntaminen PDF/A-muotoon onnistuu.
Maksullisten PDF-tiedostojen käsittelyyn tarkoitettujen ohjelmistojen kohdalla voi hyödyntää maksutonta koekäyttöaikaa (free trial), kuten Serif Labs Affinity Designer tai Adobe Acrobat Pro.
