Kun olet määritellyt hakuaiheesi, listaat seuraavaksi aihettasi kuvaavia keskeisiä käsitteitä ja sanoja. Voit tehdä esimerkiksi käsitekartan, joka auttaa hahmottamaan käsitteiden/sanojen välisiä suhteita ja siten aihettasi kokonaisuutena. Hakusanoilla on tärkeä merkitys tiedonhaun onnistumisessa.
Voit hakea tietoa millä tahansa itse keksimälläsi aihettasi kuvaavalla termillä, jolloin pystyt hyödyntämään myös alasi uusinta terminologiaa. Ideoinnissa auttavat myös mm. hakuteokset, teoriakirjallisuus, erikoissanakirjat ja artikkelit. Vapailla hakusanoilla pystyt hakemaan monipuolisesti eri tietokannoissa, mutta tällöin hakutulosten määrä voi olla hyvinkin suuri ja joukossa voi olla myös paljon epärelevantteja hakutuloksia.
Huomaa, että vapaa hakusana on eri kuin asiasana, joka löytyy asiasanastosta!
Voit hakea tietoa millä tahansa vapaalla hakusanalla, mutta käytä myös asiasanoja. Tietokantojen aineistoa kuvaillaan yleensä sovituilla asiasanoilla, jotka on otettu tietystä asiasanastosta. Asiasanastojen perusperiaate on, että yksittäisestä ilmiöstä käytetään tiettyä termiä tietyssä muodossa. Kun haet samoilla asiasanoilla kuin mitä on käytetty aineiston kuvailuun, saat osuvampia ja määrällisesti vähemmän hakutuloksia. Alan uusin terminologia ei kuitenkaan välttämättä löydy aina asiasanastosta.
Asiasanastot ovat usein tietokantakohtaisia. Kannattaa aina tarkistaa mikä asiasana on käytössä ko. tietokannassa. Asiasanastoja kutsutaan mm. nimillä Tesaurus, Thesaurus, Subject Headings ja Subject Terms.
Asiasanastot ilmaisevat myös käsitteiden välisiä suhteita: laajempia, suppeampia ja rinnakkaisia termejä. Niiden avulla pystyt jäsentämään hakuaihettasi ja ideoimaan lisää sopivia hakusanoja.
Suurin osa suomalaisista kirjastoista käyttää asiasanastoa nimeltä YSO aineiston kuvailuun:
Useimmat tietokannat ovat englanninkielisiä, joten kannattaa kääntää hakusanoja, esim. MOTin tai muiden sanakirjojen avulla. Huomioi myös lyhenteet ja hyödynnä tarvittaessa synonyymisanakirjoja.
