Kuvailutieto eli metadata kuvaa mm. tutkimusaineiston aihetta, ominaisuuksia, määrää sekä omistus- ja käyttöoikeutta. Sen avulla ilmaistaan mm. missä, milloin, miksi ja miten aineistoa on kerätty, käsitelty ja tallennettu, ja kenen toimesta. Metadata on olennainen osa aineiston luotettavuutta ja laadunhallintaa ja verrattavissa tutkimuksen tiivistelmään, jota ilman käyttäjän on vaikea saada kokonaiskuvaa tutkimuksen sisällöstä ja arvioida tiedon merkitystä. Julkaisemalla metadataa voidaan seurata, millaisia aineistoja korkeakoulujen tutkimushankkeissa on kerätty ja missä niitä säilytetään. Metadata helpottaa myös aineistoihin viittaamisessa.
Yksinkertaisimmillaan aineistot voidaan kuvailla ja tallentaa tavalliseen readme-tekstitiedostoon. Tällöin on varmistettava, että kuvailu on riittävän monipuolista, sisältäen sekä kuvailevaa, hallinnollista että rakenteellista metadataa. Kuvaileva metadata edesauttaa mm. aineiston löydettävyyttä, uudelleenkäyttöä ja tulkittavuutta. Hallinnollinen metadata puolestaan määrittää aineiston omistus- ja käyttöoikeuksia sekä mahdollisia rajoituksia aineiston käytölle. Rakenteellisella metatiedolla kuvaillaan, miten tietoaineistot on tuotettu, strukturoitu ja organisoitu.
Tutkimusaineistojen kuvailussa suositellaan käyttämään tieteenala- tai tutkimuskohtaisïa metadatastandardeja, jotka ohjaavat johdonmukaiseen kuvailuun. Jos sopivaa metadatastandardia ei löydy, voidaan hyödyntää erilaisia metadatastandardeja käyttäviä data-arkistoja tai kuvailutyökaluja (kuten esim. Tietoarkisto, Zenodo, Qvain tai oman tieteenalan arkisto) kuvailun tukena.
Avoimuuden näkökulmasta on tärkeää, että aineistojen kuvailutiedot ovat julkisesti saatavissa, vaikka itse aineisto ei olisikaan vapaasti ladattavissa. Kuvailutiedoilla tulisi olla myös pysyvä tunniste. Projektipäällikkö/hankevastaava huolehtii siitä, että hankkeessa kerätyn aineiston kuvailutieto tulee tallennetuksi asianmukaisella tavalla.
Kuvailutiedot voidaan tallentaa sopivaan kuvailu- tai datapalveluun. Kuvailuun voi käyttää esimerkiksi kotimaista Qvain-palvelua. Qvain-palvelulla kuvaillut aineistot ovat haettavissa Etsimestä, joka on tutkimusaineistojen hakupalvelu. Qvain ja Etsin sisältyvät CSC:n tuottamaan Fairdata-palvelukokonaisuuteen. Näin toimittaessa aineisto saa myös pysyvän tunnisteen. Aineistojen kuvailuun on käytössä myös edistyneemmille käyttäjille tarkoitettu Metax-rajapinta, jolla aineisto kuvaillaan Metaxin tarjoaman rajapinnan rakennetta noudattaen. Muita kuvailutietojen julkaisuun soveltuvia palveluita ovat Zenodo ja EUDAT B2Share, joita voidaan käyttää myös pelkän metadatan julkaisemiseen, vaikka tutkimusaineistoa ei julkaista.
