Hankkeessa kerätyn aineiston hyvät tallennus- ja dokumentointikäytännöt auttavat välttämään virheitä ja sekaannuksia, helpottavat aineiston jakamista eri toimijoiden kesken sekä varmistavat, että aineistot ovat löydettävissä ja käytettävissä tarvittaessa vielä hankkeen jälkeenkin.
Tietoturvan varmistaminen on oleellinen tallennusratkaisujen valintaan vaikuttava tekijä. Tietoturvan varmistaminen edellyttää muun muassa organisaation tietoturvaohjeistuksen noudattamista ja erilaisia teknisiä toimenpiteitä, joilla varmistetaan tiedon luottamuksellisuus.
Systemaattinen aineistojen organisointi ja dokumentointi helpottavat hankkeen aineistojen löytymistä ja käyttöä hankkeen aikana ja luovat edellytykset myös aineistojen mahdolliselle jatkohyödyntämiselle
Lue lisää nimeämiskäytännöistä esim. Harvard Collegen oppaasta.
Tiedostomuodon valinta kannattaa tehdä varhaisessa vaiheessa, jotta vältytään esimerkiksi turhilta formaatinmuutoksilta. Tiedon siirtäminen formaatista toiseen ei yleensä onnistu täydellisesti, joten on varauduttava siihen, että jotain tietoa (esim. tekstin muotoilut, taulukoiden tietosisältö, kuvien resoluutio tai äänenlaatu) saattaa hävitä siirrossa.
Tiedostomuodon tulisi olla sellainen, joka on käytettävissä mahdollisimman pitkään. Suosi säilytys- ja siirtokelpoisia tiedostomuotoja. Yleisiä tiedostoformaatteja, joita useimmat eri ohjelmistot tukevat:
Lisätietoja:
Varmuuskopioinnin avulla voidaan pienentää riskiä aineiston vahingoittumiselle tai tuhoutumiselle. Tutkimusaineistoista kannattaa aina säilyttää erilliset työ- ja varmuuskopiot. Varmuuskopioinnin perustana voidaan pitää 3-2-1-sääntöä, jolloin tietoaineistosta tallennetaan vähintään
Käytännössä tämä voi toteutua esimerkiksi säilyttämällä työkopio oman korkeakoulun automaattisen varmuuskopioinnin piirissä olevalla työasemalla ja tallentamalla aineistosta lisäksi yksi kopio pilvipalveluun ja toinen ulkoiselle tallennusmedialle. Varmuuskopioita tulee muistaa ottaa riittävän usein ja niiden toimivuutta on testattava säännöllisesti. Lisäksi on arvioitava, mistä versioista varmuuskopioita säilytetään, jotta varmistetaan tallennustilan riittävyys.
Lisätietoa:
Aineiston hyvällä dokumentoinnilla varmistetaan aineiston ymmärrettävyys. Dokumentoitavia asioita ovat mm.
Tietoaineiston yhteyteen on hyvä tehdä erillinen readme.txt-tiedosto, jossa kokonaisuus ja dokumentointi on kuvailtu.
Lisätietoa kuvailusta:
Tiedostojen tallennuspaikan valintaan vaikuttavat mm. hankkeen toimijoiden yhteistyötarpeet, tiedostojen koko ja luonne sekä tietoturvaan liittyvät seikat. Tutustu oman organisaatiosi tietoaineiston säilytysohjeisiin sopivan tallennusratkaisun löytämiseksi.
Oman korkeakoulun työasemat ja verkkolevyt ovat usein ensisijaisia tallennusratkaisuja tutkimusaineistolle. Tutustu oman organisaatiosi tietoaineiston käsittelyohjeisiin ja suosi aineiston säilytyksessä automaattisen varmuuskopioinnin piirissä olevia tallennusratkaisuja. Selvitä, tarjoaako korkeakoulusi hankkeelle mahdollisuden omaan kansioon, johon pääsy on rajattu vain projektin sisällä.
Pilvipalvelut
IDA - tutkimusdatan säilytyspalvelu
Fairdata-palvelukokonaisuuteen sisältyvä tutkimusdatan säilytyspalvelu.
Soveltuu hankkeen aikaiseen datan tallentamiseen ja datan jakamiseen käyttäjien kesken. Myös valmis data voidaan säilyttää IDAssa muuttumattomassa tilassa. Ei sovellu arkaluontoisia henkilötietoja tai biometrisiä tunnisteita sisältävälle datalle eikä myöskään raskaassa käytössä olevalle laskentadatalle tai jatkuvasti muuttuvalle datalle.
Korkeakouluille on varattu IDAaan maksuttomat säilytyskiintiöt.
eDuuni
Eduunin asiakkaita voivat olla koulutuksen, tieteen ja kulttuurin kohdealueella toimivat organisaatiot tai verkostot. Sähköisen työskentelyn ja verkostoitumisen palveluympäristö, joka mahdollistaa joustavan ja turvallisen yhteistyön yli organisaatio- ja ekosysteemirajojen. Maksullinen
ePouta - CSC:n palvelu sensitiivisen datan käsittelyyn
SD Connect ja SD Desktop - CSC:n palvelut sensitiivisen datan käsittelyyn ja yhteiskäyttöön (käyttöönotto vuonna 2022)
EUDAT - B2DROP
B2DROP on EUDAT-palvelukokonaisuuteen sisältyvä palvelu, joka soveltuu hankkeen aikaiseen datan tallentamiseen ja datan jakamiseen käyttäjien kesken. EUDAT tarjoaa ilmaisen julkisen perusesiintymän kaikille tutkijoille.
