LibGuides: E-kuvailun opas: E-kirjan prosessit

Tritonian e-kirjaprosessit (luonnos 1/2023)

	Ulkomaiset e-kirjapaketit	Yksittäiset ulkomaiset e-kirjat	Kotimaiset e-kirjapaketit	Ellibs
Hankintakanava	FinELib, välittäjät tai kustantajat	Eri välittäjät ja kustantajat	Kustantaja	Alusta: FinELib, kirjat: Ellibs.com
Hankintamalli	Kertaosto tai vuositilaus (uusinta vuosittain tai sop.kauden mukaan)	Osto tai tilaus (uusinta 6-12 kk:n välein)	Vuositilaus (uusinta vuosittain)	Pääosin tilaus (uusinta tilauskauden tai lisenssien kulumisen mukaan)
Aktivointi alustalla	Ennen kuin kirja/paketti lisätään SFX:ään tai luetteloidaan, tarkistetaan, että välittäjä/kustantaja on avannut pääsyn aineiston alustalla
Proxy-asetukset	Lisättävä / päivitettävä mikäli uusi tai muuttunut alusta			Ei proxyssa
Finnan ulkoiset aineistot	Lisättävä / päivitettävä mikäli uusi alusta tai muuttunut URL			Ei toimenpiteitä
Aktivointi SFX:ssä	Aktivoidaan pakettitasolla, pääsääntöisesti FinElibin suositusten mukaisesti	Aktivoidaan SFX:ssä, käytetty target tallennetaan Jiran huomautuksiin	Ei aktivoida SFX:ssä
Luettelointi Triaan	Ei luetteloida Triaan	Ei luetteloida. Triassa joitakin vanhoja tietueita.	Luetteloidaan Triaan kansallisten & E-kuvailuoppaan ohjeiden mukaan
Kurssikirjamerkintä	Merkitään painetun kirjan tietueeseen		Merkitään e-kirjatietueeseen
Asiasanoitus	Ei lisättävissä SFX-tietueisiin		Asiasanoitetaan
Rahanseuranta	SAP-raportit & Excel-taulukot (Teams > Kokoelmat > Tietokannat)	SAP-raportit & Excel-taulukot (Teams > E-kirjat)	SAP-raportit & Excel-taulukot (Teams > Kokoelmat > Tietokannat)	SAP-raportit & Excel-taulukot (Teams > E-kirjat)
Tiedot Jirassa	Tietokantatasolla: yleistiedot, lisenssitiedot, SFX, hinta ja laskutus.	Nimeketasolla: yleistiedot, kurssikirjatiedot (mikäli saatavilla), lisenssitiedot, SFX, hinta ja laskutus. E-kirja-alustan tiedot Tietokannat-ERMissä.	Tietokantatasolla: yleistiedot, lisenssitiedot, SFX, hinta ja laskutus. Tiedot nimekkeistä Excel-taulukoissa (Teams > E-kirjat).	Nimeketasolla: yleistiedot, kurssikirjatiedot (mikäli saatavilla), lisenssitiedot, luettelointitiedot, hinta ja laskutus. Ellibs-alustan tiedot Tietokannat-ERMissä.
Finna ja testaus	Testattava, näkyykö oikein Finnassa ja toimiiko korkeakoulun verkossa sekä etänä (proxyn kautta)			Testattava, näkyykö oikein Finnassa ja toimiiko linkki
Ylläpito	Tilauksen uusinta/lakkautus, asetusten ja aktivointien tarkistus ja päivittäminen ongelmatilanteissa.	Tilausten uusinnat/lakkautukset, lisenssien, asetusten ja aktivointien tarkistus ja päivittäminen ongelmatilanteissa.	Tilauksen uusinta/lakkautus, kokoelman päivittyessä (n. kuukausittain) luettelointi ja poistot, muutokset taulukkoon. Tarkistukset ja päivitykset ongelmatilanteissa.	Alustan tilaus/lakkautus, e-kirjojen tilaukset, uusinnat ja poistot (n. viikoittain), luetteloinnit ja Tria-muutokset. Tarkistukset ja päivitykset ongelmatilanteissa.

Yllä olevat tiedot koskevat VY:n ja VAMKin e-kirjatilauksia sekä Ellibsiä. Novian e-kirjojen aktivoinnit hoidetaan Åbo Akademissa (Almassa). Kauppakamarin Ammattikirjaston e-kirjojen varastotietueissa VY:n ja VAMKin lisäksi myös Novian linkit.
Yllä olevien lisäksi VY:llä joitakin yksittäisiä kotimaisia e-kirjatilauksia tai -ostoja, joissa prosessi sama kuin kotimaisissa e-kirjapakettitilauksissa (Edilex, Edita Digikirjat, ST Akatemia Online). Tiedot Teamsissa: E-kirjat -> Muut luetteloidut
Poikkeuksia
- E-kirjapaketti Biblio näkyy Finnoissa vain tietokantana. Joitakin yksittäisiä kurssikirjoja luetteloitu Triaan. Toistaiseksi ei prosessikuvausta.
- VY hankkinut kertaostoina 2010-luvun alussa muutamia e-kirjakokoelmia Oxford Scholarship Online -palveluun. Näitä ei ole nimekkeittäin VY-Finnassa.

Tritonian e-kirjaprosessi 2017- (VY/VAMK)

	kokoelmavastaava	hankkija/luettolija	e-hankintavastaava	SFX-vastaava
hankinta	tekee hankintapäätöksen ja ilmoittaa siitä hankkijalle ja ilmoittaa samalla ostetaanko kirja e-kirjana jos mahdollista	tarkistaa e-kirjan saatavuuden ja hintatiedot ja keskustelee tarvittaessa kokoelmavastaavan kanssa eri vaihtoehdoista hankkii e-kirjan	avustaa tarvittaessa hankkijoita
aktivointi luettelointi rahanseuranta		ilmoittaa hankinnasta e-hankintavastaavalle ja SFX-vastaavalle e-hankintavastaavalle tieto mistä projektistä hankinta maksetaan luetteloi e-kirjat, joita ei voi aktivoida SFX:ssä (lähinnä kotimaiset ja pohjoismaiset), ilmoittaa kokoelmavastaavalle kun kirja on käytettävissä ja löydettävissä Finnasta (aktivoitu SFX:ssä tai luetteloitu Triaan)	avustaa tarvittaessa luetteloinnissa asiatarkistaa ja tiliöi laskun ja päivittää euromääräiset hintatiedot ym. Excel-taulukkoon vähentää yksittäisiin e-kirjoihin käytetyt määrärahat säännöllisesti hankintaohjelmasta	aktivoi e-kirjan SFX:ssä ja kuittaa hankkijalle ja e-hankintavastaavalle, tarvitaanko luettelointia vai ei ilmoittaa tarvittavista proxy-muutoksista tietohallinnolle ja SFX-vastaavalle päivittää aktivointitiedot Excel-taulukkoon
tiedotus tilauttajalle	ilmoittaa tilauttajalle että kirja on käytettävissä (ellei muuta sovita)