Järjestys seuraa ISO7144-1986 -standardissa ohjeistettua järjestystä. Järjestys tai osiot voivat vaihdella alakohtaisesti.
Kun käytät valmista pohjaa ja siinä olevia tyylejä, siitä tulee pdf-tiedosto, joka on mahdollisimman hyvin saavutettavissa. Tämä on erityisen tärkeätä, kun kirjoitat opinnäytettä. Jos et käytä valmista pohjaa, luo tarvittavat tyylit alla olevien ohjeiden mukaisesti.
Mitä monimutkaisempi tiedosto on kyseessä, sitä hankalampi siitä on tehdä saavutettava.
Kun kopioit tekstiä toisesta Word-dokumentista Word-pohjaan, voit samalla kopioida myös tyylit ja asettelut. Käytä ensisijaisesti "kopioi tekstinä" valintaa tai aina liitettyäsi tarkista, että asetukset ovat pysyneet oikein.
Jos käytät samaa Word-dokumenttia useammalla koneella, esimerkiksi kirjastossa, työkoneella ja kotona, niin asetukset saattavat aiheuttaa ongelmia ja muuttua. Vaikka kyseessä olisi sama käyttöjärjestelmä ja sama Wordin versio, puhumattakaan eri käyttöjärjestelmistä ja eri Word-versioista.
Wordin oma sisäänrakennettu lähteidenhallinta voi olla avuksi ja lyhyessä harjoitustyössä toimivakin ratkaisu, mutta epäluotettava ja melkein helpompaa on lisätä lähteet manuaalisesti.
Teksti jaetaan lukuihin, jotka otsikoidaan ja numeroidaan. Kaikki otsikot lihavoidaan, niitä edeltää kaksi tyhjää riviä.
Suosituksena pidetään enintään kolmea porrasta (1.1.1). Neljännen tason otsikkoja voidaan käyttää, mikäli se selkeyden kannalta on tarpeellista. Sen asettelu vastaa kolmannen tason otsikkoa.
Otsikon jälkeen on aina yksi tyhjä rivi ennen tekstiä.
Teksti jaetaan kappaleisiin, jotka erotetaan toisistaan yhdellä tyhjällä rivillä. On suositeltavaa, että kappaleet ovat suhteellisen samanpituisia. Esimerkiksi koko sivun tai yhden virkkeen mittaisia kappaleita ei saa olla. Pitkiä, esimerkiksi ranskalaisilla viivoilla tai numeroilla esitettyjä listoja on syytä välttää.
Tekstissä voidaan käyttää myös tehostekeinoja, esimerkiksi lihavointia ja kursivointia. Tekstin alleviivaamista ei suositella. Tehostuskeinoja on käytettävä johdonmukaisesti, mutta säästeliäästi. Saavutettavuusvaatimusten vuoksi merkityksien välittämiseksi kannattaa käyttää myös muuta kuin visuaalista muotoilua.
