Skip to main content
LibGuides

Tritonia - tietokantatyön opas - guide för databasarbete: Bokrummet

Opas Tritonian kuvailu- ja tietokantatyön helpottamiseksi /// En guide för att underlätta beskrivnings- och databasarbete i Tritonia

HUOM! BETA-VERSIO

Suomenkielinen käännös tulossa.

Bokbeställningar

  • Samlingsansvarig sänder beställningen till anskaffaren. I beställningen anges kostnadsställe, antal, samling, ev. kursboksuppgifter samt ev. första låntagare.
  • Anskaffaren antecknar uppgifterna i acq.
    • Bokens pris anges alltid utan moms.
    • När kursböcker köps märks antalet kursböcker och nattlån alltid ut i beställningsskedet. Om det inte ska finnas nattlån eller om det finns nattlån av boken från tidigare skriver man 6+0 (6 kursböcker + 0 nattlån).
    • Låntagaren märks i med Efternamn, Förnamn i fältet Requestor. Om fältet inte räcker till kan man fortsätta i fältet Notes.
    • I Notes-fältet anges även vid behov till vilken institution eller vilket ämne och vilken person boken skall skickas.
    • Kursboksfältet läggs till i bib-posten som öppnas automatiskt då man klickar på knappen "MARC..."  i PO-fönstrets nedre högra hörn. Kontrollera koderna på fliken "Tritonias praxis".
  • Om det finns tidigare upplagor av boken flyttas eventuella äldre nattlån till kursbokssamlingen och eventuella böcker i allmänna samlingen till kursbokssamlingen.

Ankomstregistrering av böcker

  • Beställda böcker anländer till postrummet därifrån de hämtas. Packningslistan kollas, kvitteras och lämnas i postrummet.
  • Böckerna förs upp till Bokrummet och sätts på hyllan där det står ACQ vastaanotto/ankomstregistrering.
  • Böckerna ska behandlas raskt eftersom ekonomisekreteraren får fakturorna till Martti och kollar om boken har anlänt i ACQ. Forsedlar sätts i det röda dokumentfacket. Ekonomisekreteraren hämtar forsedlarna regelbundet och bevarar dem i 3 år.
    • OBS! Forsedlar för böcker som faktureras till Hanken, Novia, VAMK eller ÅA sätts i det bruna dokumentfacket. Fakturor för dessa böcker hanteras av respektive högskolas bibliotekssekreterare.
  • Eventuella förändringar angående kostnadsställe och pris görs i ACQ och inte på forsedeln eftersom ekonomisekreteraren  tar alla uppgifter från ACQ.
  • I böcker till allmänna samlingen skrivs endast samlingskoden på frampärmens insida uppe i vänstra hörnet.
  • För kursböcker och reserverad böcker fylls en lapp i med vad som ska göras med boken i katalogiseringsskedet. Alla uppgifter från ACQ fylls i (OBS kom ihåg att kolla notes)
  • Böckerna ställs i hyllan högskolevis:
    • OBS! Böcker som skall till institutioner/ämnen/avdelningar ställs på en separat hylla (gemensam för alla högskolor).
    • VU: ingen ytterligare sortering
    • VAMK: därtill uppdelat enligt LM, ST och TL.
    • Novia: därtill uppdelat enligt utbildningsormåde (SH eller TK).
    • ÅA: enligt finansieringsgrund
      • Med budgetmedel finansierad litteratur (kontoställe 1222)
      • Branderska böcker (kontoställe p62512): på separat hylla. Kom ihåg separata stämplar och kopieringen av ISBN till intran (för vidare kopiering till Alma). (Hankinta > K308 > För kopering till Alma.xls 
    • Hanken: ingen ytterligare sortering.

Katalogisering

  • Boken katalogiseras.
  • Om boken är primärkatalogiserad märks det i först när boken har anlänt och man har boken i handen. I detta skede ändras postens nivå från 8 till 4. I 040-fältet läggs FI-Vaz till i delfält för att ange att den är primärkatalogiserad av Tritonia. Fält 579a XLUETTELOITU används inte längre!
  • Kontrollera vid behov kursboksfält och samlingskod samt signum för avdelningsexemplar under fliken "Tritonias praxis".
  • Kom ihåg 990-fältet (Novia och ÅA) samt statistical code (Novia och VAMK)
  • På alla institutions-/ämnes-/avdelningsexeplar sätts Item Status "Cataloging Review" så att boken inte står som tillgänglig utan i tjänstebruk i Finna.
  • Efter katalogisering:
    • Böcker för indexering förs till tornet
    • Kursböcker görs färdiga (stämplar, ryggetikett, stöldmärkning), returneras sedan och förs till kursbokssamlingen. Nattlånet först till tornet för indexering.
    • Institutions-/ämnes-/avdelningsexemplar stämplas enligt högskolevisa anvisningar på bokrummets anslagstavla och sänds med intern post.

Intern post

  • Efter indexering förs böcker som ska skickas med intern post till därtill anvisad plats i bokrummet. Bibliotekssekreterarna som arbetar i bokrummet stämplar, sätter ryggetikett, stöldmärker, lånar ut och sänder med interna posten.

Ilmaiset

Gratis anlända böcker för katalogisering finns ordnade enligt samling i bokrummet. Efter katalogisering förs böckerna till tornets förråd för indexering och hyllklassificering av samlingsansvariga.

Poistot - avskrivningar

Samlingsansvarig kryssar i på lappen vad som händer med boken efter avskrivningen. Ifall boken ingår i en serie kom alltid ihåg att kolla också ifall den finns under seriepost i Tria och Melinda.

Närmare instruktioner under fliken "Poistot - Avskrivning".

Lehtien saapumisvalvonta - Ankomstregistrering av tidskrifter

Med posten anlända tidskrifter läggs i bokrummets apelsinfärgade dokumentfack. Ankomstregistreringen sköts av därtill utsedda personer under förmiddagen. Vid behov tillträder övriga bibliotekssekreterare som arbetar i bokrummet. Etikett som anger till vilken samling tidskriften hör klistras på framsidan. Tidskrifterna förs därefter ner till kirjastointihuone (K212) och sätts på för ändamålet anvisad hylla. Där stämplas, stöldmärks och förs ut i hyllan av därtill utsedd person. Tidskrifter som sänds till Åbo Akademi stämplas med ÅA:s stämpel (röd).

Oklara fall sätts i för ändamålet avsedda tidskriftssamlare.

Kokelmaprojektit - samlingsprojekt

I rummet finns ett svart dokumentfack för samlingsarbete. Samlingsansvariga kan lämna dit anvisningar för vad som skall ändras i samlingarna (t.ex. gällande samlingsändring, avskrivning o.d.)

Kirjojen kiireellisyysjärjestys – Böckernas prioritetsordning

Uusien kirjahankintojen kiireellisyysjärjestys 2017


1.    Kiireelliset, korkeakoulujen henkilökunnan tekemät tilaukset
2.    Omien korkeakoulujen henkilökunnan varaamat kirjat
3.    Muiden asiakkaiden varaamat kirjat
4.    Laitosten tilaamat ja maksamat kirjat
5.    Kurssikirjat ja yölainat, myös siirtokokoelmat
6.    Omien korkeakoulujen tohtorinväitöskirjat
7.    Kiireelliset korjaukset
8.    Omien korkeakoulujen julkaisut
9.    Omien korkeakoulujen opinnäytteet
10.    Asiakkaiden pyynnöstä hankitut yleiskokoelman kirjat
11.    Lahjoitukset, joiden osalta on sovittu erikseen nopeasta käsittelystä (poikkeukset)
12.    Vaihtojulkaisut (sarjat jne.), ministeriöiden, muiden yliopistojen tai korkeakoulujen lahjoittamat julkaisut
13.    Ei-kiireelliset korjaukset
14.    Muut lahjoitetut kokoelmat

Prioriteringslista för behandling av nyförvärv till samlingarna 2017

1.    Brådskande beställningar, beställda av högskolornas personal
2.    Reserverade böcker reserverade av egna högskolors personal
3.    Reserverade böcker, andra kunder
4.    Böcker beställda till institution, betalas av inst.
5.    Kursböcker och nattlån, också deponerade (siirtokokoelmat)
6.    Egna högskolors doktorsavhandlingar
7.    Brådskande korrigeringar
8.    Egna högskolors publikationer
9.    Egna högskolors lärdomsprov
10.    Köpta böcker/serier till allmänna samlingen, på förslag av kund
11.    Donationer mottagna med särskild överenskommelse om snabb behandling (undantagsfall)
12.    Bytespublikationer (serier o.a.), gratispublikationer från  ministerier, andra universitet och högskolor
13.    Icke-brådskande korrigeringar
14.    Övriga gåvosamlingar